המדפסת היא חלק בלתי נפרד מתכנון ועיצוב המשרד וכל עסק זקוק לשירותיה. ההתלבטות הנפוצה היא איזה סוג מדפסת לבחור מבין ההיצע הקיים וכיצד הסוג ישפיע על התפקוד שלה בטווח הארוך. חשוב לאבחן את הצרכים של בית העסק, לקבוע דרישות ולהגדיר תקציב לפני שבוחרים את הדגם האולטימטיבי. לפניכם מספר טיפים חשובים בדרך למדפסת הנכונה.
איך עובדת המדפסת?
שימו לב שזירת המדפסות מתחלקת לשני סוגים עיקריים: מדפסות הפועלות על הזרקת דיו ומדפסות לייזר. מדפסת דיו מבוססת על מזרקים המתיזים טיפות דיו על הנייר העובר מתחת לרצונה והיא נחשבת למדפסת זולה יותר, אבל מלייזר, אבל יש לקחת בחשבון עלויות של מחסניות דיו לטווח הארוך ואפילו אם רוכשים תואמי דיו למיניהם הדומים למקור מדובר בהוצאה לא מבוטלת. מדפסת לייזר המבוססת על קרן לייזר מהירה יותר ממדפסת דיו ואולי תעלה לכם יותר כהוצאה ראשונית, אבל מבחינת טונרים היא נחשבת לחסכונית יותר. בכל מקרה, חשוב להתייחס גם לפיצ'רים שונים שמשדרגים את המדפסת דיו לעומת לייזר מגודל הנייר, סוגי המדיה הנתמכים וסוג ההדפסה (דו צדדי, צבע וכולי). לעסקים מסוימים הפועלים תוך כדי תנועה, ישירות מהשטח, יתכן שבכלל יתאימו מדפסות ניידות קומפקטיות שפועלות על סובלימציה, חימום תרצי, מלווים במקלדת וזמינים בכל עת. המחירים שלהן משתנים לפי סוג הדגם והביצועים השונים של כל מדפסת וכדאי להשוות מה מקבלים לפני שבוחרים. כמו כן, קיימת גם מדפסת מדבקות לחברות שמחפשות להפיק מדבקות כמו ברקודים ותוויות שונות להצמדה על מוצרים לפני מכירתם.
כך או כך, בבחירת מדפסת חשוב להתייחס לצרכים של העסק כמו למשל, האם חשובה האיכות כי מדובר בעסק שמספק שירותים גרפיים למיניהם או יותר חשובה המהירות והכמות ואם יש הגבלה של גודל מבחינת מקום במשרד ותקציב. כדאי לקרוא ביקורות על דגמים שונים ולהתייעץ גם עם חברה המתמחה בשיווק מדפסות כדי לקבל הצעות קונקרטיות למדפסות.
משולבת מתאימה לכם?
שימו לב לזן נוסף שבולט בעולם ההדפסות והוא דגם המשלב ביחד מכונת צילום ומדפסת עם סורק ולעיתים גם פקס. המכונות המשולבות חסכוניות במקום וחוסכות גם כסף על שניים או שלושה מכשירים נפרדים. אבל יש לבחון אם פיצ'ר אחד לא בא על חשבון האיכות של האחר כמו במהירות השליחה או באיכות הסריקה.
לקנות או לשכור? זו השאלה!
בפני עסקים עומדות שתי אופציות: האחת היא לקנות מדפסת או מדפסות שישרתו את העובדים בעת הפעילות העסקית ולהיות אחראים לגבי תיקונים, תחזוקה שוטפת וכדומה והאופציה השנייה היא לשכור מדפסת כולל הסכם שירות. הכוונה היא שאם אזלו הדפים או נגמר הדיו או המדפסת נתקעה, יש למי לפנות. עבור רבים מדובר בפתרון שחוסך כאב ראש וזמן וקיימת גם אפשרות לעדכן את הדגמים ככל שהטכנולוגיה מתקדמת, כך שתמיד תהיה במשרד מדפסת חדשנית ויעילה ואין צורך למכור את הקודמת ולהוסיף כסף רב על מדפסת חדשה.
בבחירת מדפסות התייחסו גם לדגמים ולמותגים, שנחשבים לשחקנים המרכזיים בהדפסה. לא בכדי מדפסות של חברות כמו hp, brother, Samsung הפכו למובילות שוק. החברות הללו משקיעות משאבים רבים בעיצוב המדפסת האולטימטיבית הן בנראות האטרקטיבית והן בביצועים וכמובן שחשוב לרכוש מחברה שהיא משווקת מורשית ומספקת גם אחריות ושירות תיקונים במידת הצורך. בבחירת מדפסת התייחסו לפרמטרים החשובים כמו כמה זמן עד להדפסת הדף הראשון, עוצמת הרעש, צריכת החשמל, מחזור פעולה מקסימלי וכמובן טכנולוגיית ההדפסה (דיו או לייזר) וכן ממשק וסוג התצוגה, כדי שההפעלה תהיה ידידותית ופשוטה.